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O que é GED?

O que é GED?

Um sistema GED é capaz de otimizar a gestão de documentos da empresa, além de contribuir para a sua transformação digital.

Por
Doc Soluções
O que é GED?

Quer entender o que é GED? Antes de explicarmos sobre a sua definição, é importante destacar que, em 2020, 88% das empresas no Brasil aceleraram, ao menos, alguns de seus programas de transformação digital. 

Isso é o que aponta o Índice de transformação digital 2020, da Dell Technologies. Porém, o que esse dado significa? Basicamente, que a virtualização de processos e ativos teve um impulso considerável por conta da pandemia do coronavírus.

Nesse caso, para que uma empresa consiga passar por esse processo de maneira eficiente, é importante que ela dê atenção à digitalização e a gestão de documentos gerenciais. É nesse ponto que o GED ganha destaque.

Quer saber por que? Continue lendo para descobrir!


O que é GED?

GED é a abreviação de Gestão Eletrônica de Documentos. Sendo assim, ele corresponde a um tipo de gerenciamento que busca administrar documentos empresariais de modo mais fácil. Isso por meio da virtualização deles e do uso de um sistema tecnológico.

Dessa forma, é possível controlar, organizar e compartilhar não só os documentos, como dados existentes neles. Além disso, dá para recuperar mais facilmente informações. Aliás, isso permite preservar o patrimônio documental crítico da empresa.

Vale destacar que um sistema GED costuma ter recursos que permitem gerenciar os documentos não só de forma digital, mas também fisicamente.

Quais são os seus diferenciais e que problemas ele resolve?

Um sistema GED conta com diferenciais que, para a empresa, se traduzem em benefícios. Por exemplo, o aumento da eficiência e da eficácia na gestão dos documentos. Além disso, é possível obter:

  • mais agilidade em tomadas de decisão e execução de processos, uma vez que fica mais fácil e rápido encontrar documentos importantes (análises, relatórios, estatísticas etc.);
  • redução de custos, pois não é preciso manter um arquivo para guardar caixas e mais caixas de documentos. Dessa forma, custos com energia elétrica, limpeza, estantes e outros itens são eliminados;
  • uma organização facilitada do acervo de documentos. Isso porque o sistema de GED normalmente conta com filtros e outras funcionalidades que facilitam a classificação de arquivos;
  • a exclusão rápida de documentos que não são mais necessários;
  • centralização de documentos em vez de manter bancos de arquivos físicos em vários locais diferentes. Inclusive, isso é útil para empresas com filiais, pois agiliza o acesso a documentos que, de outra forma, teriam de ser buscados nesses locais;
  • um compartilhamento ágil de documentos entre colaboradores, sem precisar enviá-los em anexo por e-mail;
  • a implementação de assinatura digital, conferindo maior segurança aos processos digitais que demandam documentação virtual.

Como implementar o GED na sua empresa?

Outra característica comum do GED é a sua simplicidade para implantação. Para isso, é necessário selecionar quais documentos serão digitalizados e definir que atividades de gestão dos documentos serão automatizados pelo sistema escolhido.

Também é preciso ter atenção em relação aos processos que dependem de documentação. Por exemplo, a realização de cadastros que, antes, eram feitos no papel. Para tanto, é importante um bom planejamento.

Além disso, não esqueça de buscar uma solução GED eficiente, de uma desenvolvedora com experiência e renome no mercado. Dessa forma, ela poderá montar um plano customizado que atenda às necessidades de digitalização de documentos do seu negócio.

Aliás, a Doc Soluções tem uma solução completa de GED, integrada a uma de BPMS (Business Process Management Suite), isto é, uma Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio.

Enfim, deu para entender o que é GED? Basicamente, essa tecnologia é capaz de organizar a estrutura de documentos da empresa (na nuvem ou localmente), além de facilitar a gestão desses arquivos.

Quer saber mais sobre esse sistema? Então aproveite para conhecer a solução GED da Doc Soluções!

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