Resposta curta: gerenciar a impressão é saber quem imprime, quanto, em qual equipamento e se em cor ou em preto e branco, e ter regras para isso. O controle por usuário identifica cada impressão pela pessoa, com login ou crachá, e permite definir cotas, ver o relatório de cada um e dividir o custo por setor.

Sem esse controle, a empresa só enxerga o total: chega a conta do toner e do papel, mas não dá para saber de onde veio o volume nem o que mudar.

O que dá para controlar

Como funciona na prática, em 4 passos

1. Identificar quem imprime

Cada pessoa passa a ser reconhecida ao imprimir, pelo login da rede ou pelo crachá que a empresa já usa. A partir daí, toda impressão tem dono.

2. Definir as regras

Cotas por pessoa ou por setor, preto e branco e frente e verso como padrão, cor liberada só para quem precisa. As regras valem para todos, sem depender de cobrança no corredor.

3. Liberar a impressão no equipamento

Na impressão por crachá, o documento vai para uma fila segura e só sai quando a pessoa encosta o crachá no equipamento. Ela pode retirar em qualquer equipamento da rede, e o que ninguém busca não é impresso.

4. Acompanhar e ajustar

Um relatório mensal mostra o volume por pessoa, por setor e por equipamento, em cor e em preto e branco. Com o histórico, dá para ver o efeito de cada regra e ajustar o que for preciso.

Para quem o controle faz mais diferença

• Escolas e faculdades: cota de impressão por professor e por turma. Veja a gestão de impressão para escolas.
• Condomínios e administradoras: o custo dividido por condomínio ou por cliente. Veja o rateio de impressão para administradoras.
• Hospitais, clínicas e áreas com documento sigiloso: a impressão só sai com a pessoa ao lado do equipamento.
• Empresas com vários setores ou unidades: cada área enxerga e responde pelo próprio volume.

Dá para controlar sem trocar tudo?

Muitas vezes, sim. O controle depende dos equipamentos e da rede da empresa: em parte dos casos o parque atual serve; em outros, o projeto pede equipamentos com leitor de crachá. A Doc avalia a rede e os equipamentos antes de propor. Os detalhes estão na página de controle de impressão.

Perguntas frequentes

O controle por usuário precisa de crachá?

Não. A identificação pode ser feita pelo login da rede. O crachá entra quando a empresa quer que a impressão só saia com a pessoa no equipamento.

Funciona com impressora de mesa?

Depende do modelo e da rede. A Doc avalia o parque atual e indica o que pode ser usado e o que precisa mudar.

Empresa pequena precisa de controle de impressão?

Mesmo com poucos equipamentos, saber quem imprime e quanto ajuda a cortar desperdício. O projeto é feito conforme o tamanho e a rotina da empresa.

Quem vê o relatório?

Quem a empresa definir, em geral o gestor de cada setor e a área responsável pelos custos.

Quer controlar a impressão da sua empresa por pessoa e por setor? Fale com o comercial da Doc: um consultor entende a sua rotina e mostra o que dá para aplicar. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.