Resposta curta: scanner é o equipamento que transforma um documento em papel num arquivo digital. O scanner profissional faz isso em lote: recebe uma pilha de folhas no alimentador e digitaliza de 40 a 120 páginas por minuto, frente e verso numa única passagem, gerando um PDF leve em que dá para buscar palavras.

Ele é indicado para empresas que digitalizam com frequência, em geral acima de mil páginas por mês. Abaixo disso, o scanner do multifuncional costuma atender.

Tipos de scanner

O scanner profissional da Doc é de mesa: cabe sobre a mesa de quem digitaliza e ocupa pouco espaço.

O que o scanner profissional faz que o multifuncional não faz

• Velocidade: de 40 a 120 páginas por minuto, com capacidade para milhares de páginas por dia.
• Frente e verso de uma vez: numa única passagem, com as páginas em branco eliminadas automaticamente.
• PDF pesquisável: o documento digitalizado vira texto que se pode selecionar, copiar e buscar.
• Imagem melhor e arquivo menor: mais fácil de ler, mais leve para guardar e enviar.
• Cuidado com documento de arquivo: conforme o modelo, percebe quando duas folhas passam juntas e para na hora, detecta grampo esquecido, para antes de rasgar papel frágil, aceita papéis de tamanhos diferentes no mesmo lote e continua de onde parou, sem refazer o lote.
• Multifuncional livre: a digitalização vai para o scanner e o multifuncional fica para imprimir.

Quando a empresa precisa de um scanner profissional

• A equipe passa horas digitalizando no multifuncional.
• O multifuncional fica ocupado digitalizando e ninguém consegue imprimir.
• O arquivo digitalizado sai pesado ou difícil de ler.
• O papel agarra e o lote precisa ser recomeçado.
• Não há certeza de que todas as páginas foram digitalizadas.
• O volume passa de mil páginas por mês, ou a digitalização faz parte da rotina de um setor.

Como escolher um scanner profissional

1. Volume: quantas páginas a empresa digitaliza por dia e por mês. É o que define a velocidade do equipamento. Scanner lento atrasa a rotina; scanner grande demais é capacidade paga sem uso.
2. Tipo de documento: papel do dia a dia ou documento de arquivo, com grampo, clipe e folha frágil. Para o segundo, os recursos de detecção pesam mais que a velocidade.
3. Para onde vai o arquivo: pasta da rede, e-mail ou sistema de gestão de documentos. O scanner precisa ser configurado para entregar o arquivo no lugar certo, com o nome certo.
4. Quem cuida do equipamento: se o scanner parar, quem atende e em quanto tempo outro entra no lugar.
5. Comprar ou alugar: comprar exige escolher o modelo, configurar, treinar a equipe e cuidar da manutenção; no aluguel, isso fica com o fornecedor.

Comprar ou alugar um scanner profissional

No aluguel de scanner da Doc, o scanner chega com o processo de digitalização funcionando:

• Modelo escolhido pelo volume da empresa: sem pagar por capacidade que não usa e sem ficar com equipamento lento.
• Instalação e configuração do jeito mais produtivo para a rotina da empresa.
• Capacitação da equipe para usar os recursos do equipamento.
• Equipamento reserva: se o scanner parar, entra outro.
• 17 técnicos da própria Doc, com atendimento na Grande Vitória e no interior do Espírito Santo, e chamado aberto pelo celular, lendo o QR Code do equipamento.
• Um valor por mês, sem surpresa.

Quem já aluga impressoras com a Doc pode incluir o scanner no mesmo contrato. A Doc trabalha com todas as marcas, especialmente Fujitsu, Brother, Canon, Avision, Kodak e Epson.

Scanner ou serviço de digitalização?

Para o dia a dia, o scanner: a equipe digitaliza notas, contratos e prontuários na hora em que chegam. Para o acervo antigo, guardado em caixas, o caminho costuma ser o serviço de digitalização de documentos, feito por equipe própria da Doc.

Perguntas frequentes

O que é um scanner?

É o equipamento que lê um documento em papel e gera uma imagem ou um arquivo digital dele, como um PDF.

Qual a diferença entre o scanner profissional e o do multifuncional?

O scanner profissional digitaliza de 40 a 120 páginas por minuto, frente e verso numa única passagem, com imagem melhor e arquivo menor. E o multifuncional fica livre para imprimir.

Para quem o scanner profissional é indicado?

Para empresas que digitalizam com frequência, em geral acima de mil páginas por mês, ou que precisam digitalizar muitas páginas em pouco tempo.

O scanner profissional digitaliza documento com grampo ou papel frágil?

Conforme o modelo, sim: ele percebe quando duas folhas passam juntas, detecta grampo esquecido e para antes de rasgar o papel.

Posso descartar o papel depois de digitalizar?

Depende do tipo de documento e do prazo de guarda. A decisão é da empresa e do jurídico dela. O serviço de digitalização da Doc orienta o que pode ser descartado.

Quer saber qual scanner faz sentido para o volume da sua empresa? Fale com o comercial da Doc: um consultor entende como a sua empresa digitaliza hoje e indica o scanner certo. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.