Resposta curta: para reduzir o custo de impressão, a empresa precisa primeiro saber quanto e onde imprime. Com essa medida, dá para cortar a impressão que ninguém busca, definir regras por pessoa ou setor, ajustar a quantidade de equipamentos ao uso real e trocar compras soltas de toner e consertos por um valor mensal conhecido.

O erro mais comum é olhar só para o toner e o papel. Boa parte do custo fica escondida: o conserto que ninguém previu, a impressora parada, a folha que sai e fica esquecida na bandeja, o equipamento que quase não é usado.

Onde o custo de impressão aparece

7 formas de reduzir o custo de impressão

1. Medir o que cada setor imprime

Sem número, não há como cortar. Um relatório mensal por setor ou centro de custo mostra quanto cada área imprime, em cor e em preto e branco, e quais equipamentos quase não são usados. Com o histórico dos últimos 13 meses, dá para ver a tendência e o efeito de cada mudança.

2. Liberar a impressão só na hora de retirar

Na impressão por crachá, o documento vai para uma fila segura e só sai quando a pessoa encosta o crachá no equipamento. O que ninguém busca não é impresso, e documento sigiloso não fica esquecido na bandeja.

3. Definir regras por pessoa ou setor

Cotas por pessoa ou por setor, preto e branco e frente e verso como padrão, cor só para quem precisa. As regras valem para todos, sem depender de cobrança no corredor.

4. Ajustar a quantidade de equipamentos ao uso real

Muitas empresas têm uma impressora por sala, comprada aos poucos. Ilhas de impressão, com menos equipamentos, mais bem distribuídos e do porte certo, reduzem suprimentos, manutenção e energia. Uma empresa do Espírito Santo atendida pela Doc reduziu o parque em mais da metade com as ilhas de impressão.

5. Usar o equipamento certo para cada volume

Uma impressora de mesa usada como se fosse de grande volume quebra mais e custa mais por página. Uma multifuncional de grande porte num setor que imprime pouco fica parada. O dimensionamento parte do volume medido.

6. Trocar compras soltas por um valor mensal conhecido

Com suprimentos e manutenção incluídos no contrato, a empresa deixa de comprar toner às pressas e de pagar consertos avulsos. No aluguel de impressoras da Doc, o toner fica num estoque reserva na própria empresa, reposto pela Doc, os 17 técnicos são da própria Doc e, se um equipamento parar, entra um reserva. O gasto do mês passa a ser previsível.

7. Mudar o hábito e imprimir só o necessário

Regras e relatórios ajudam, mas a mudança vem das pessoas: campanha interna (a Doc usa o mote #VamosImprimirMenos), o resultado de cada setor à vista e a digitalização do que não precisa estar em papel, como arquivos antigos e documentos que só são consultados.

Por onde começar

1. Levante o parque: quantos equipamentos, onde estão, de que tipo e quanto cada um imprime.
2. Some o que a empresa gasta hoje com toner, papel, peças, consertos e tempo parado.
3. Defina as regras que fazem sentido para cada setor.
4. Compare o cenário atual com um contrato que reúne esses custos numa mensalidade. O post Compra ou aluguel de impressoras mostra essa comparação item a item.

Perguntas frequentes

Quanto dá para economizar com gestão de impressão?

Depende do ponto de partida: quantos equipamentos a empresa tem, quanto imprime e se já existe algum controle. Por isso o primeiro passo é medir. Com o volume real na mão, a conta mostra onde está o desperdício.

Controle de impressão serve para empresa pequena?

Sim. Mesmo com poucos equipamentos, saber quem imprime, quanto e em cor ajuda a cortar desperdício. O projeto é feito conforme o tamanho e a rotina da empresa.

Impressão por crachá exige trocar os equipamentos?

Depende dos equipamentos e da rede. A Doc avalia o parque atual antes de propor.

Imprimir em preto e branco reduz mesmo o custo?

Sim. A página colorida gasta mais suprimento do que a preto e branco. Deixar o preto e branco como padrão e liberar a cor só para quem precisa é uma das regras mais simples e de efeito mais rápido.

Digitalizar documentos ajuda a reduzir o custo de impressão?

Ajuda quando o documento não precisa de papel: arquivos antigos, documentos consultados com frequência e processos que podem ser feitos na tela. O que precisa ser impresso continua sendo, com regras e controle.

Quer saber onde está o custo de impressão da sua empresa? Fale com o comercial da Doc: um consultor levanta o parque e o volume e mostra o que dá para reduzir. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.