Resposta curta: gestão de documentos é o conjunto de regras que diz o que a empresa guarda, por quanto tempo, onde e como encontra cada documento. No papel, ela começa pelo levantamento do arquivo, passa pela organização por tipo e data e pelos prazos de guarda, e termina com a decisão do que digitalizar, do que manter e do que pode ser descartado.

Sem essa gestão, o arquivo ocupa espaço, corre risco e vira um mutirão sempre que alguém pede um documento antigo.

Os problemas do arquivo em papel

• O arquivo ocupa uma sala inteira, ou a empresa paga guarda externa todo mês.
• Localizar um documento é abrir caixa, desfazer pasta e, na próxima vez, fazer tudo de novo.
• O papel corre risco de extravio, sinistro, mofo, pragas e poeira.
• Ninguém sabe o que pode ser digitalizado, guardado ou descartado.
• A auditoria pede um documento de anos atrás, e a busca para o setor.

Como organizar a gestão de documentos

1. Levantamento: quais tipos de documento existem, de que período, quantas caixas e como estão organizados hoje.
2. Classificação: por tipo de documento, ano e mês, do jeito que as pessoas procuram.
3. Prazos de guarda: cada tipo de documento tem um prazo, definido em lei ou pela política da empresa. Fiscais e trabalhistas têm guarda longa; alguns são permanentes.
4. Decisão: o que digitalizar, o que manter em papel e o que pode ser eliminado.
5. Rotina: o documento novo já entra no padrão, para o problema não voltar.

Digitalizar no padrão da lei

No Brasil, o Decreto 10.278/2020 define como o documento digitalizado pode valer como o original. A imagem precisa sair em PDF/A, a 300 dpi, com os dados da digitalização (responsável, data e local). Para ter o valor legal completo, o documento é guardado num sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) e recebe assinatura digital no padrão ICP-Brasil.

Com reconhecimento de texto, o documento digitalizado vira um PDF em que dá para buscar palavras. E a indexação define como ele será encontrado depois: por CPF, ano, tipo ou o que importar para quem busca.

Posso jogar o papel fora depois de digitalizar?

A decisão é da empresa e do jurídico dela. Em geral:

Digitalização de documentos na Doc

No serviço de digitalização de documentos, a Doc faz o caminho completo:

• Levantamento do acervo antes do projeto, sem surpresa no meio do caminho.
• Preparação: limpeza, retirada de grampos e clipes e cuidado com papéis frágeis.
• Digitalização com scanner profissional e reconhecimento de texto, em PDF/A a 300 dpi, no padrão do Decreto 10.278/2020.
• Indexação com os índices definidos com você e entrega no GED, no seu sistema ou em mídia.
• Eliminação, se você quiser, com termo e lista dos documentos e acompanhamento de arquivista.

São mais de 50 milhões de páginas digitalizadas, feitas por equipe própria, com vínculo e crachá. O Centro de Digitalização recebe acervos de todo o Espírito Santo, com coleta e devolução; quando o documento não pode sair, a Doc monta a base dentro da empresa, na Grande Vitória.

Para o que chega todo dia, a equipe pode digitalizar na hora com o aluguel de scanner profissional.

Perguntas frequentes

O que é gestão de documentos?

É o conjunto de regras que define o que a empresa guarda, por quanto tempo, onde e como encontra cada documento, no papel e no digital.

Por onde começar a organizar o arquivo da empresa?

Pelo levantamento: quais documentos existem, de que período e quantas caixas. Com isso, dá para classificar, definir os prazos de guarda e decidir o que digitalizar.

O documento digitalizado vale como o original?

No padrão do Decreto 10.278/2020, com os dados da digitalização, guarda num GED e assinatura digital ICP-Brasil, sim.

Quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?

Depende do tipo. Fiscais e trabalhistas têm prazos longos definidos em lei, e alguns documentos são de guarda permanente. O prazo de cada um deve ser conferido com o jurídico ou a contabilidade.

Documento escrito à mão pode ser digitalizado?

Sim, como imagem. O reconhecimento de texto lê o impresso; o manuscrito não fica pesquisável.

Quer liberar o espaço do arquivo da sua empresa? Fale com o comercial da Doc e peça o levantamento do acervo. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.