Resposta curta: para escolher uma empresa de outsourcing de impressão, compare mais que o preço. Os pontos que fazem diferença no dia a dia são oito: se há levantamento antes da proposta, quem é a equipe técnica e onde ela atende, se existe equipamento reserva, como chegam os suprimentos, como se abre um chamado, que relatórios a empresa recebe, que controles de impressão existem e o que acontece com os resíduos.

O que é outsourcing de impressão e como ele funciona está no post outsourcing de impressão. Aqui, o foco é a escolha do fornecedor.

Os 8 pontos para comparar

Por que cada ponto pesa

• Sem levantamento, a proposta adivinha: sobra equipamento num setor e falta em outro.
• Equipe própria e perto responde mais rápido e conhece o parque da empresa.
• Equipamento reserva é o que impede o setor de ficar parado esperando conserto.
• Estoque reserva de suprimentos evita a corrida atrás de toner na hora errada.
• Chamado fácil faz o problema chegar ao técnico no mesmo dia, sem depender de alguém ligar.
• Relatório com histórico mostra para onde vai o custo e ajuda a ajustar o parque.
• Controles de impressão são onde o custo cai de verdade: o que ninguém busca não é impresso.
• Resíduos com comprovante protegem a empresa em auditoria e na acreditação.

Sinais de atenção numa proposta

• Proposta feita sem visita, só com a quantidade de impressoras.
• Comparação só pelo preço por página, sem dizer o que está incluso.
• Nenhuma resposta clara sobre o que acontece quando um equipamento para.
• Nenhum relatório além da fatura.

Como a Doc responde aos 8 pontos

1. Levantamento: antes da proposta, com quem usa e com o TI.
2. Equipe técnica: 17 técnicos da própria Doc, atendendo todo o Espírito Santo.
3. Reserva: se um equipamento parar, entra outro.
4. Suprimentos: estoque reserva na sua empresa, reposto pela Doc.
5. Chamado: pelo celular, lendo o QR Code do equipamento, no portal de chamados.
6. Relatórios: mensal, por setor ou centro de custo, com os últimos 13 meses, junto com a fatura.
7. Gestão do que se imprime: relatórios por pessoa, cotas, rateio e impressão por crachá, conforme o projeto.
8. Resíduos: a Doc recolhe e destina 100% dos resíduos, com certificado da destinação.

Tudo isso está no aluguel de impressoras da Doc, na Gestão de Impressão Corporativa.

Perguntas frequentes

Como escolher uma empresa de outsourcing de impressão?

Compare o levantamento, a equipe técnica, o equipamento reserva, os suprimentos, o chamado, os relatórios, os controles de impressão e os resíduos, e não só o preço por página.

O que deve estar incluso no outsourcing de impressão?

Em geral, equipamento, suprimentos, manutenção com peças, atendimento técnico e relatório. Os controles de impressão entram conforme o projeto.

Preço por página é a melhor forma de comparar?

Só se o que está incluso for igual. Reserva, estoque de suprimentos, relatórios e controles mudam o custo real.

Empresa pequena consegue contratar outsourcing?

Sim. A Doc tem muitos clientes com apenas um equipamento.

Quanto tempo leva para implantar?

Depende do tamanho do parque. O caminho é levantamento, proposta, implantação com treinamento e, depois, o acompanhamento mensal.

Quer comparar a proposta da Doc com o que a sua empresa tem hoje? Fale com o comercial. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.