Resposta curta: outsourcing de impressão é a terceirização das impressoras da empresa. Um fornecedor especializado cuida dos equipamentos, dos suprimentos, da manutenção e da gestão da impressão, e a empresa paga uma mensalidade. Aluguel de impressoras, locação de impressoras e outsourcing de impressão são nomes diferentes para a mesma contratação.

O que muda de um fornecedor para outro é o nível de serviço: uma empresa precisa de impressão por crachá, outra de equipamentos com tecnologias diferentes, outra de um atendimento mais próximo. Cada projeto parte da realidade da empresa.

O que significa outsourcing

Outsourcing é a palavra em inglês para terceirização: contratar uma empresa especializada para cuidar de algo que a empresa faria por conta própria. Na impressão, isso quer dizer deixar de comprar impressoras, toner e peças, de chamar técnico avulso e de controlar o gasto em planilha. Tudo passa a ser responsabilidade do fornecedor.

Parque próprio ou outsourcing: o que muda

Como funciona o outsourcing de impressão

1. Levantamento: antes da proposta, o fornecedor entende quem imprime, o que imprime e quanto imprime, setor por setor, com quem usa e com o TI. Isso responde se a quantidade de equipamentos está certa e quanto custa a impressão de cada departamento.
2. Proposta: sai do levantamento, com a situação de hoje, a solução e o ganho, e um parque do tamanho certo.
3. Implantação: instalação em rede, configuração e treinamento de quem vai usar.
4. Dia a dia: suprimentos sempre à mão, chamado aberto com facilidade e técnico quando precisa. Se um equipamento parar, entra um reserva.
5. Acompanhamento: relatório mensal com o histórico e revisão do parque quando a empresa muda.

O que está incluso no outsourcing de impressão da Doc

Na Doc, o outsourcing de impressão se chama Gestão de Impressão Corporativa e está na página de aluguel de impressoras. Uma mensalidade cobre:

• Suprimentos com estoque reserva na sua empresa, reposto pela Doc.
• Manutenção e peças: preventiva e corretiva, com todas as peças por conta da Doc.
• Equipe técnica própria: 17 técnicos da própria Doc, atendendo todo o Espírito Santo.
• Equipamento reserva: se um equipamento parar, entra outro.
• Portal de chamados: o chamado é aberto pelo celular, lendo o QR Code do equipamento.
• Relatório mensal com histórico: por setor ou centro de custo, com os últimos 13 meses, junto com a fatura.
• Implantação e treinamento de quem vai usar.
• Recolha de resíduos com certificado: a Doc recolhe e destina 100% dos resíduos, com a documentação que comprova o descarte.

Fora da cobertura, só o papel. Conforme o projeto, entram também o controle de impressão e a impressão por crachá.

Gestão do serviço e gestão do que se imprime

O outsourcing resolve a gestão do serviço: a empresa não para por causa de uma impressora. A outra metade é a gestão do que se imprime, que é onde o custo cai de verdade:

• Relatórios por pessoa, por área e por equipamento: quem mais imprime, cor e preto e branco separados e o histórico mês a mês.
• Cotas e rateio: limite por pessoa ou por área e o custo dividido por setor, filial ou centro de custo.
• Impressão por crachá: o documento só sai quando a pessoa está no equipamento; o confidencial não fica na bandeja e o que ninguém busca não é impresso.
• Ilhas de impressão: a impressão de vários setores concentrada em poucos multifuncionais. Numa empresa do Espírito Santo, a quantidade de equipamentos caiu mais da metade.

Cada controle depende do projeto e do ambiente da empresa. Para entender por onde o custo escapa, veja o post sobre custo com impressões.

Para quem o outsourcing de impressão vale a pena

Para a empresa que imprime no dia a dia. Ela deixa de dedicar tempo à gestão de um parque próprio, não fica presa a equipamentos que já não atendem e não precisa cuidar de assistência técnica nem da compra de suprimentos e peças.

Não é só para empresa grande: a Doc tem muitos clientes com apenas um equipamento. Quem imprime muito pouco e não quer contrato pode achar que comprar basta; a comparação está no post compra ou aluguel de impressoras.

Perguntas frequentes

O que significa outsourcing de impressão?

É a terceirização das impressoras: um fornecedor cuida dos equipamentos, dos suprimentos, da manutenção e da gestão da impressão, e a empresa paga uma mensalidade.

Aluguel, locação e outsourcing de impressão são a mesma coisa?

A princípio, sim: são nomes para a mesma contratação. O que muda é o nível de serviço de cada projeto.

Quanto custa o outsourcing de impressão?

Depende da quantidade e do tipo de equipamento e do volume de impressão. A proposta é dimensionada de acordo com a realidade de cada empresa e com a tecnologia e a gestão de que ela precisa.

Empresa pequena pode contratar?

Sim. A Doc tem muitos clientes com apenas um equipamento. Em todos os casos, analisa o que faz sentido para a empresa.

As impressoras que a empresa já tem podem entrar?

Sim. A Doc analisa a possibilidade de assumir a manutenção das impressoras que já são da empresa. Em alguns casos, parte do parque é da Doc e parte é do cliente.

E se um equipamento parar?

Um técnico da Doc vai até a empresa e, se o equipamento precisar sair para conserto, entra um reserva.

Quer saber como seria o outsourcing de impressão na sua empresa? Fale com o comercial da Doc: um consultor entende a sua realidade e monta a proposta com você. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.