O que é outsourcing de impressão e como funciona?

E se você pudesse diminuir os custos iniciais, contar com suporte e equipamentos de qualidade ao imprimir documentos? Essa é a ideia por trás do outsourcing de impressão. A palavra em inglês significa "terceirização" e dá pistas do seu significado.

Terceirizar é a prática de contratar uma empresa para dividir a responsabilidade pela execução de uma tarefa que poderia ser feita internamente. O termo em inglês resume justamente isso, tendo origem em "outside resourcing", a externalização de recursos.

Embora o uso do termo seja recente, aparecendo nos anos 1980, a prática de terceirização já acontece desde a Segunda Guerra Mundial. O objetivo do texto é contar o que é outsourcing de impressão e qual sua principal finalidade. Vamos lá? Boa leitura!

Como o outsourcing funciona?

O outsourcing envolve a contratação de um processo de negócios, funções operacionais ou equipamentos. Por exemplo, as impressoras. Às vezes, você vai ver a ideia como BPO, uma sigla para Business Process Outsourcing (Terceirização de Processos de Negócio).

A economia financeira pinta entre as principais razões pelas quais há a popularização do outsourcing. Isso porque há uma flexibilidade maior no orçamento, já que as empresas pagam apenas pelos serviços que precisam.

O que é outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão leva essa lógica para os escritórios. Assim, funciona como a prestação de serviço por meio do aluguel de impressoras, scanners, dispositivos multifuncionais, plotters e por aí vai.

Desse modo, tem como objetivo diminuir e monitorar os gastos com impressão. Ainda há a vantagem com economia de tempo, já que a empresa de outsourcing passa a ser responsável por fornecer cartuchos, fazer a manutenção e cuidar da instalação.

Vale a pena levar o outsourcing para a empresa?

A terceirização da impressão é um caminho para diminuir os gastos com material de escritório, contar com reposição de tintas e ainda ter acesso à locação de bons dispositivos. Se você já teve a experiência frustrante de tentar usar a impressora e o dispositivo falhar na hora "H", sabe como a falta de assistência pode ser um problema. A ideia é justamente uma forma de evitar isso.

Um outsourcing até pode substituir a compra em empresas que tem um uso mais pontual ou uma necessidade de equipamentos mais atualizados. O investimento inicial é baixo por dispensar a necessidade de gastar com o dispositivo de uma vez.

O outsourcing de impressão funciona como um contrato de locação, em que há um período com a empresa que fornece os serviços. Ainda é uma oportunidade de focar no core business da sua empresa e seguir a popular frase do pai da administração moderna, Peter Drucker: "faça o que você é bom e terceirize o resto".

A ideia de se concentrar nos pontos para turbinar as receitas das empresas surgiu nos anos 1960. Assim, já nos anos 1980, marcas conhecidas como a Kodak já inovaram por meio da terceirização da maior parte dos seus sistemas.

O ideal é apostar no outsourcing de impressão por meio de empresas que já são especializadas e têm experiência no assunto. É o caso da Doc Soluções, especializada em impressões e na organização da papelada das empresas. Então, não deixe de visitar o site e conhecer!