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    Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED/ECM

Capture, Armazene, Preserve, Processe, Distribua e Audite os documentos com alta velocidade e segurança

GED ECM – Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Doc é uma solução que permite unir as pessoas e documentos agilizando os processos, organizando e unificando sistemas e dados. Assim, sua empresa, independente do porte, vai conseguir rentabilizar melhor o tempo e os procedimentos.

GED ECM

Quando ter um Sistema GED ECM?

  • Se deseja ter uma estrutura digital de aprovação de documentos via fluxo digital;
  • Se tem necessidade de liberar espaço ocupado com documentos físicos;
  • Sem dúvidas, quando se quer ser produtivo e ecologicamente correto;
  • Se quer estruturar e padronizar todos os documentos da empresa;
  • Responder rapidamente a demandas judiciais e auditorias;
  • Se quer eliminar documentos guardados em pastas na rede;
  • Se precisa acessar com frequência documentos físicos;
  • Gerenciar Acervo de Arquivos Físicos de Documentos;
  • Se quer ganhar tempo nos processos operacionais;
  • Se quer eliminar documentos redundantes;
  • Se quer assinar digitalmente documentos;
  • Se quer reduzir impressões e cópias;
  • Se quer eliminar papel.

O que é GED ECM?

O que é GED ECM

É um Sistema ou Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou, ainda, Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, em que se pode armazenar facilmente arquivos com indexadores*. Esses arquivos, uma vez salvos nos sistemas, podem ser localizados com muita facilidade, não importando onde eles estejam fisicamente. Outra característica importante no GED ECM é a possibilidade de criar fluxos eletrônicos de processos, para, por exemplo, aprovação de documentos eletrônicos.

*Indexadores – São atributos específicos necessários para que se possa localizar com facilidade o documento.

Como funciona?

Se o documento estiver no meio físico, ele será digitalizado em um scanner diretamente para dentro do sistema;

Se for um arquivo digital, o arquivo será arrastado para o sistema;

Incluir os indexadores;

Salvar.


Quais as principais vantagens do GED ECM?

  • Aumento de produtividade
    o documento está disponível para quem precisa e no momento em que se precisa. Normalmente, quando se precisa de um documento para dar andamento ao processo, deve-se aguardar a localização do mesmo por parte do setor responsável, que vai abrir a caixa, digitalizar ou copiar, enviar para o solicitante e, depois, guardar novamente o documento. Em um processo de cobrança, por exemplo, a mesma ficará parada até o recebimento do referido documento.
  • Automação de fluxos de processos
    processos que caminham de acordo com documentos poderão passar a caminhar totalmente dentro do GED ECM, como por exemplo: aprovação de pagamentos, aprovação de documentos, aprovação de contratos, aprovação de crédito e outros;
  • Redução de impressões e cópias
    em grande parte dos projetos, somente a redução de cópias e impressões diretas paga em dobro os investimentos em GED ECM, sem contar a redução do espaço de arquivo;
  • Gestão de acervos físicos
    controle de estantes, temporalidade, etiquetas de código de barras, controle de empréstimo de documentos;
  • Centralização e organização dos documentos
    na rede. Eles passam a estar estruturados, eliminando documentos redundantes;
  • Redução drástica do tempo perdido
    procurando documentos;

Principais Recursos do GED ECM

  • Temporalidade
    – configurar o sistema para que possa excluir automaticamente os documentos de acordo com o tempo definido previamente. Com isso, consegue-se manter o tamanho da base dentro do esperado;
  • Integração com o AD
    – Active Directory – serviço da Microsoft que realiza a gestão dos usuários na rede. Com este recurso, é possível ter o mesmo usuário da rede no sistema;
  • Segurança
    – com total controle de acesso aos documentos, somente pessoas autorizadas podem acessar os arquivos de acordo com a permissão definida para elas;
  • Armazena
    qualquer tipo de arquivo digital, não importando a extensão ou tamanho, além de permitir a inclusão de vários documentos diferentes;
  • Visualizador
    de documentos nativos, não necessitando o download de outro programa para ler o documento;
  • Criação de estruturas organizacionais
    que melhor representem a estrutura de arquivo do próprio cliente;
  • Certificação digital de documentos
    – compatibilidade com os certificados digitais ICP Brasil;
  • Auditoria
    nos documentos – permite conferir quem acessou, visualizou ou alterou o documento;
  • Conexão direta a um scanner
    permitindo aumento considerável de produtividade;
  • Arrastar e soltar
    os arquivos para dentro do sistema e já indexar os mesmos;
  • Flexibilidade
    na criação de repositórios, pastas e documentos;
  • Versionamento
    – ter o controle da versão do documento;
  • Indexação automática
    para documentos estruturados;
  • Links
    personalizados para envio de documentos;
  • Download
    dos documentos no formato original;
  • Localização
    dos documentos em segundos;
  • Acesso via web
    de qualquer lugar.

O GED ECM pode ser implantado em um processo de uma área, em uma área inteira ou em mais de uma área ou empresa.

Além disso, as configurações são flexíveis e expansíveis, sincronizando os investimentos com os ganhos e garantindo que a solução se pague em curto tempo.

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