A auditoria de impressão mostra quantos equipamentos a empresa tem, quanto cada setor imprime e quanto isso custa. Veja como fazer em 5 passos.
Resposta curta: auditoria de impressão é o levantamento de quantos equipamentos a empresa tem, onde estão, quanto cada um imprime, quem imprime e quanto isso custa. É o primeiro passo para reduzir o custo de impressão e para comparar, com números, comprar ou alugar impressoras.
Sem esse levantamento, a decisão costuma partir de sensação: "a impressora do financeiro vive parada", "o toner acaba toda semana". Com ele, a empresa sabe onde está o volume, onde está o gasto e o que vale mudar primeiro.
| O que levantar | Como se mede | Para que serve |
|---|---|---|
| Equipamentos e onde estão | Inventário sala por sala, com modelo e idade | Ver equipamentos sobrando, faltando ou no lugar errado |
| Volume por equipamento | Leitura dos contadores, mês a mês | Saber quais imprimem muito e quais quase não são usados |
| Volume por setor | Contadores somados por área ou centro de custo | Descobrir onde o volume se concentra |
| Cor e preto e branco | Contadores separados | Ver se a cor é usada só onde precisa |
| Gasto atual | Notas de toner, papel, peças, consertos e contratos dos últimos 12 meses | Ter o custo real, e não só o preço do toner |
| Paradas e chamados | Registro de defeitos e do tempo sem equipamento | Medir o custo do trabalho parado |
| Impressão esquecida | Folhas que ficam na bandeja | Avaliar desperdício e documento sigiloso exposto |
Liste todos os equipamentos, de impressoras de mesa a multifuncionais, com modelo, local, setor que usa e idade. É comum aparecer impressora esquecida num canto ou setor com mais equipamentos do que precisa.
Cada equipamento registra quantas páginas já imprimiu. Anote os contadores no mesmo dia, repita um mês depois e a diferença mostra o volume do mês, em cor e em preto e branco.
Junte o que a empresa pagou com toner, cartuchos, papel, peças, consertos e contratos de manutenção. Inclua o que costuma ficar de fora: a compra às pressas quando o toner acaba e o tempo de quem fica esperando o conserto.
Os números mostram quanto se imprime; a conversa mostra por quê. Pergunte o que precisa mesmo estar em papel, o que é impresso só para conferir e o que poderia ser lido na tela.
Com tudo junto, dá para ver o custo real e onde agir: equipamentos a remanejar ou retirar, regras por setor, o que digitalizar e se vale manter o parque próprio ou alugar com gestão.
A auditoria é o começo. As medidas que mais reduzem o custo estão no post Custo com impressões: onde está e como reduzir na empresa, e a comparação entre manter equipamentos próprios e alugar com gestão está em Compra ou aluguel de impressoras.
Uma auditoria feita uma vez mostra o retrato do momento, mas o parque muda: setores crescem, equipamentos envelhecem, hábitos voltam. No aluguel de impressoras da Doc, o relatório mensal por setor ou centro de custo, com os últimos 13 meses, faz esse acompanhamento continuar sem a empresa precisar refazer o levantamento.
O inventário e a primeira leitura dos contadores costumam levar poucos dias. Para ter o volume real, o ideal é comparar pelo menos um mês inteiro de uso.
Não. O inventário e a leitura dos contadores são feitos com os equipamentos funcionando, e a conversa com os setores é curta.
Precisa de uma versão simples. Mesmo com poucos equipamentos, saber quanto se imprime e quanto se gasta ajuda a decidir entre manter, trocar ou alugar.
Um retrato do parque: equipamentos, volume por setor, gasto real e uma lista do que mudar, por ordem de impacto.
Quer saber como está o parque de impressão da sua empresa? Fale com o comercial da Doc: um consultor levanta o parque e o volume e mostra o que dá para melhorar. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.
A auditoria de impressão mostra quantos equipamentos a empresa tem, quanto cada setor imprime e quanto isso custa. Veja como fazer em 5 passos.
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Resposta curta: auditoria de impressão é o levantamento de quantos equipamentos a empresa tem, onde estão, quanto cada um imprime, quem imprime e quanto isso custa. É o primeiro passo para reduzir o custo de impressão e para comparar, com números, comprar ou alugar impressoras.
Sem esse levantamento, a decisão costuma partir de sensação: "a impressora do financeiro vive parada", "o toner acaba toda semana". Com ele, a empresa sabe onde está o volume, onde está o gasto e o que vale mudar primeiro.
| O que levantar | Como se mede | Para que serve |
|---|---|---|
| Equipamentos e onde estão | Inventário sala por sala, com modelo e idade | Ver equipamentos sobrando, faltando ou no lugar errado |
| Volume por equipamento | Leitura dos contadores, mês a mês | Saber quais imprimem muito e quais quase não são usados |
| Volume por setor | Contadores somados por área ou centro de custo | Descobrir onde o volume se concentra |
| Cor e preto e branco | Contadores separados | Ver se a cor é usada só onde precisa |
| Gasto atual | Notas de toner, papel, peças, consertos e contratos dos últimos 12 meses | Ter o custo real, e não só o preço do toner |
| Paradas e chamados | Registro de defeitos e do tempo sem equipamento | Medir o custo do trabalho parado |
| Impressão esquecida | Folhas que ficam na bandeja | Avaliar desperdício e documento sigiloso exposto |
Liste todos os equipamentos, de impressoras de mesa a multifuncionais, com modelo, local, setor que usa e idade. É comum aparecer impressora esquecida num canto ou setor com mais equipamentos do que precisa.
Cada equipamento registra quantas páginas já imprimiu. Anote os contadores no mesmo dia, repita um mês depois e a diferença mostra o volume do mês, em cor e em preto e branco.
Junte o que a empresa pagou com toner, cartuchos, papel, peças, consertos e contratos de manutenção. Inclua o que costuma ficar de fora: a compra às pressas quando o toner acaba e o tempo de quem fica esperando o conserto.
Os números mostram quanto se imprime; a conversa mostra por quê. Pergunte o que precisa mesmo estar em papel, o que é impresso só para conferir e o que poderia ser lido na tela.
Com tudo junto, dá para ver o custo real e onde agir: equipamentos a remanejar ou retirar, regras por setor, o que digitalizar e se vale manter o parque próprio ou alugar com gestão.
A auditoria é o começo. As medidas que mais reduzem o custo estão no post Custo com impressões: onde está e como reduzir na empresa, e a comparação entre manter equipamentos próprios e alugar com gestão está em Compra ou aluguel de impressoras.
Uma auditoria feita uma vez mostra o retrato do momento, mas o parque muda: setores crescem, equipamentos envelhecem, hábitos voltam. No aluguel de impressoras da Doc, o relatório mensal por setor ou centro de custo, com os últimos 13 meses, faz esse acompanhamento continuar sem a empresa precisar refazer o levantamento.
O inventário e a primeira leitura dos contadores costumam levar poucos dias. Para ter o volume real, o ideal é comparar pelo menos um mês inteiro de uso.
Não. O inventário e a leitura dos contadores são feitos com os equipamentos funcionando, e a conversa com os setores é curta.
Precisa de uma versão simples. Mesmo com poucos equipamentos, saber quanto se imprime e quanto se gasta ajuda a decidir entre manter, trocar ou alugar.
Um retrato do parque: equipamentos, volume por setor, gasto real e uma lista do que mudar, por ordem de impacto.
Quer saber como está o parque de impressão da sua empresa? Fale com o comercial da Doc: um consultor levanta o parque e o volume e mostra o que dá para melhorar. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.
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