Resposta curta: scanner de mesa é o scanner que fica sobre a mesa de quem digitaliza. O nome é usado para dois aparelhos: o scanner de vidro, em que cada folha é colocada sobre o vidro com a tampa fechada, e o scanner profissional de mesa, com alimentador, que recebe uma pilha de folhas e digitaliza de 40 a 120 páginas por minuto, frente e verso. Para foto, livro e documento avulso, o de vidro. Para os documentos do dia a dia de uma empresa, o profissional com alimentador.

Os dois scanners de mesa

Alguns scanners profissionais têm as duas coisas: o alimentador para os lotes e um vidro para a folha que não pode passar pelo alimentador.

Como funciona um scanner

1. Luz: uma lâmpada ou uma fileira de LEDs ilumina o papel, linha por linha.
2. Sensor: a luz que o papel reflete chega a um sensor. No sensor do tipo CCD, ela passa por espelhos e uma lente; no do tipo CIS, o sensor fica quase encostado no papel, o que deixa o scanner mais fino.
3. Imagem: o sensor transforma a luz em pontos de cor, e o scanner monta a imagem da página. A quantidade de pontos por polegada é a resolução, medida em dpi.
4. Arquivo: o computador ou o próprio scanner grava a imagem em PDF ou JPG. Com o reconhecimento de texto (OCR), o PDF fica pesquisável: dá para buscar palavras dentro do documento.

No scanner de vidro, o sensor se move por baixo da folha parada. No scanner com alimentador, o sensor fica parado e é a folha que passa por ele, puxada por roletes. Por isso o segundo é muito mais rápido.

Que resolução usar

• Documento de texto: 300 dpi costumam bastar para ler bem e gerar um arquivo leve.
• Foto e desenho: 600 dpi ou mais, para não perder detalhe.
• Documento para guardar e buscar: 300 dpi com reconhecimento de texto, em PDF pesquisável.

Resolução mais alta que o necessário só deixa o arquivo pesado e a digitalização mais lenta.

Como escanear um documento

1. Coloque a folha virada para baixo no vidro, encostada no canto marcado, ou a pilha no alimentador, conforme a indicação do scanner.
2. Escolha o tipo de arquivo (PDF para documentos) e a resolução (300 dpi para texto).
3. Ative frente e verso, se o documento tiver os dois lados.
4. Digitalize e confira se todas as páginas saíram legíveis e na ordem.
5. Salve com um nome que ajude a achar depois, na pasta certa da rede ou do sistema de gestão de documentos.

Quando a empresa precisa do scanner profissional de mesa

• A equipe passa horas digitalizando no multifuncional ou no scanner de vidro.
• O multifuncional fica ocupado digitalizando e ninguém consegue imprimir.
• O arquivo sai pesado ou difícil de ler.
• O volume passa de mil páginas por mês, ou a digitalização faz parte da rotina de um setor.

Os outros tipos de scanner (do multifuncional, portátil, de livro e de grande formato) estão no post tipos de scanner, e o scanner profissional é explicado em detalhe no post scanner profissional.

Scanner de mesa na Doc

No aluguel de scanner, a Doc entrega o scanner profissional de mesa configurado, com o modelo escolhido pelo volume da empresa, equipe capacitada, equipamento reserva e um valor por mês. Quem já aluga impressoras com a Doc pode incluir o scanner no mesmo contrato. Para o acervo antigo, guardado em caixas, a Doc tem o serviço de digitalização de documentos.

Perguntas frequentes

O que é scanner de mesa?

É o scanner que fica sobre a mesa de quem digitaliza. Pode ser o de vidro, que digitaliza uma folha por vez, ou o profissional com alimentador, que digitaliza pilhas de folhas, frente e verso.

Como funciona um scanner?

Uma luz ilumina o papel, um sensor capta a luz refletida e transforma em pontos de cor, e o scanner monta a imagem da página, que é gravada em PDF ou JPG.

Qual a melhor resolução para escanear documentos?

Para documentos de texto, 300 dpi. Para fotos e desenhos, 600 dpi ou mais.

Scanner de mesa digitaliza frente e verso?

O profissional com alimentador, sim, numa única passagem. No de vidro, é preciso virar a folha e digitalizar de novo.

Qual scanner de mesa a empresa deve ter?

Se digitaliza todo dia, o scanner profissional de mesa, com alimentador. Se digitaliza pouco, o scanner do multifuncional ou um de vidro costumam atender.

Quer saber qual scanner faz sentido para a sua empresa? Fale com o comercial da Doc: um consultor entende como a sua empresa digitaliza hoje e indica o scanner certo. Falar com o comercial ou ligue (27) 2441-0800.