Digitalização de documentos · Espírito Santo

Economize tempo e dinheiro com a digitalização

Do papel ao digital: o seu acervo pesquisável, organizado do seu jeito e no padrão da lei.

A Doc levanta o acervo, prepara, digitaliza, indexa do jeito que você procura e entrega onde a sua empresa vai usar. O levantamento vem antes do projeto, sem surpresa no meio do caminho.

Fale com o comercial (27) 2441-0800

Digitalização da Doc

Mais de 50 milhõesde páginas digitalizadas
Centro de Digitalizaçãono Espírito Santo, com coleta e devolução
Arquivistana equipe
Mediçãoa cada 30 dias

Situações do dia a dia

Os problemas mais frequentes que resolvemos com a digitalização

O arquivo ocupa uma sala inteira, ou a empresa paga guarda externa todo mês.
Na DocO espaço volta a ser da empresa, e a guarda externa deixa de ser um custo todo mês.
Localizar um documento é ir até o arquivo, abrir a caixa, localizar a pasta, desfazer a pasta, localizar o documento, digitalizar e, na próxima vez, fazer tudo de novo.
Na DocO documento é encontrado pelo que importa para quem busca: CPF, ano, tipo.
O papel corre risco: extravio, sinistro, mofo, pragas e poeira.
Na DocO acervo ganha a versão digital, e o original é preservado na preparação.
A empresa quer digitalizar, mas não tem tempo, gente nem conhecimento.
Na DocA Doc faz tudo, do levantamento à entrega, com equipe própria.
Ninguém sabe o que pode ser digitalizado, guardado ou descartado.
Na DocA Doc orienta pelos prazos de guarda, com acompanhamento de arquivista.
Documentos vencidos se acumulam, e outros têm guarda obrigatória longa.
Na DocSe você quiser, a Doc faz a eliminação com termo e lista, conforme os prazos de guarda.
É preciso liberar um espaço com prazo: mudança, reforma ou outro uso.
Na DocO acervo vai para o Centro de Digitalização, com coleta, guarda segura e devolução.
A auditoria pede um documento de anos atrás, e a busca vira mutirão.
Na DocIndexado do jeito que você procura, o documento é encontrado sem mutirão.

Espaço

O espaço que o arquivo ocupa volta a ser da empresa

01
A sala de arquivo vira área de trabalho.
02
A guarda externa deixa de ser um custo todo mês.
03
Mudança ou reforma sem carregar caixa.

Como funciona

Como acabar com o acúmulo de papel?

Levantamento
Tipos de documento, período, volume de caixas, organização atual, prazos de guarda e como você vai buscar depois. O projeto sai do acervo real.
Preparação
Limpeza, retirada de grampos e clipes, cuidado com papéis frágeis, encadernados e formatos diferentes. A imagem sai com qualidade, e o original é preservado.
Digitalização
Scanner profissional com reconhecimento de texto, em PDF/A a 300 dpi, no padrão do Decreto 10.278/2020.
Indexação
Por pasta ou documento a documento, com os índices definidos com você: CPF, ano, tipo. O documento é encontrado pelo que importa para quem busca.
Entrega
Organizado como você reconhece, por ano, mês e tipo de documento, no GED, no seu sistema ou em mídia.
Eliminação, se você quiser
Termo de eliminação e lista dos documentos, conforme os prazos de guarda, com acompanhamento de arquivista.

Onde

No Centro de Digitalização ou na sua empresa

Centro de Digitalização

Recebe acervos de todo o Espírito Santo, com coleta, guarda segura enquanto o acervo é digitalizado e devolução. Você não cede espaço nem gente.

Na sua empresa

Quando o documento não pode sair, a Doc monta a base na sua estrutura, com equipe, scanners e equipamentos próprios, na Grande Vitória.

Padrão da lei

Digitalizado no padrão do Decreto 10.278/2020

A imagem sai em PDF/A, a 300 dpi, como o decreto pede. Entregue no GED, o documento guarda também os dados exigidos (responsável, data e local da digitalização) e pode receber assinatura digital no padrão ICP-Brasil.

É esse conjunto que dá ao documento digital o valor do original.

Descarte

Posso jogar o papel fora?

A dúvida aparece em todo projeto. A decisão é da sua empresa e do seu jurídico. A Doc orienta pelos prazos de guarda e, se você quiser, faz a eliminação com termo e lista, acompanhada por arquivista.

O que costuma poder ser descartado

Documentos que já nasceram digitais (notas fiscais, boletos, extratos, comprovantes), administrativos internos (relatórios, formulários, ordens de serviço), cópias não autenticadas e documentos com validade vencida.

Só com assinatura no GED

Documentos ainda dentro do prazo de guarda, como fiscais e trabalhistas. Precisam estar digitalizados no padrão do decreto e assinados. Sem isso, o papel fica.

O que nunca é descartado

Documentos de guarda permanente, como atos constitutivos e registros de propriedade. O digital vira cópia de segurança e facilita o acesso.

Equipe

Quem digitaliza os seus documentos

01
Equipe própria, com vínculo e crachá.
02
Processo padronizado e auditável: sabe-se o que foi digitalizado, quando e por quem.
03
Medição por software a cada 30 dias.

Depois do digital

O acervo deixa de ser só arquivo

No GED

O contrato avisa antes de vencer, o dossiê que chega inicia a admissão, a nota fiscal entra na aprovação de pagamento. O GED é da Speedtask, empresa do mesmo grupo da Doc.

Conheça o GED da Speedtask

Para o dia a dia, o scanner

A sua equipe digitaliza o que chega, com o equipamento e a capacitação da Doc.

Conheça o Aluguel de scanner

Clientes

Alguns clientes da Doc

Uma amostra das empresas que trabalham com a Doc na indústria, saúde, educação, cooperativas, construção e serviços.

5,0

nota no Google

2002Empresa capixaba, desde 2002, com loja e equipe na Av. Vitória, em Vitória.

Dúvidas

Perguntas frequentes

Toque na pergunta para ver a resposta.

Ficou outra dúvida? Fale com o comercial

Quanto custa?

Depende do acervo. O valor é definido no projeto, depois do levantamento feito pelo consultor.

Meu documento sai da empresa?

Por padrão, vai para o Centro de Digitalização, com coleta, guarda segura e devolução. Se não puder sair, a Doc monta a base na sua empresa, na Grande Vitória.

O digitalizado vale como o original?

No padrão de imagem, sim, em qualquer entrega. O valor legal completo, com os dados do decreto e a assinatura digital, depende da entrega no GED.

E os documentos escritos à mão?

São digitalizados como imagem. O reconhecimento de texto lê o impresso; o manuscrito não fica pesquisável.

Vocês fazem só a digitalização, sem o GED?

Sim. A entrega pode ser em mídia ou no seu sistema.

Que documentos são mais digitalizados?

Dossiês de colaboradores e saúde ocupacional, documentação contábil, contratos e processos.

Atendem no interior?

Sim. O Centro de Digitalização recebe acervos de todo o Espírito Santo. Dentro da empresa do cliente, a digitalização é feita na Grande Vitória.

Quero que a minha equipe digitalize o dia a dia. A Doc ajuda?

Sim, com o aluguel de scanner profissional e a capacitação da equipe. Conheça o Aluguel de scanner.

Fale com a Doc

O arquivo morto continua lá porque nunca é a prioridade da semana.

Peça o levantamento do seu acervo. Um consultor da Doc retorna para combinar a visita e fazer o levantamento.

Prefere conversar agora?

(27) 2441-0800